Anul 2024 va fi, fără îndoială, un an al marilor câștiguri, dar și al volatilității și incertitudinii. În tabăra câștigătoare vor fi însă doar acei antreprenori care vor înțelege cum să se adapteze regulilor jocului.
„Va fi anul optimizării inteligente a resurselor”, afirmă Remus Hîrceagă, Country Manager ERA România. „Inteligența va fi cuvântul anului în afaceri,  fie că vorbim despre implementarea unor tehnologii bazate pe inteligență artificială, fie că ne referim la setarea unor obiective smart. Inteligența liderilor, capacitatea lor de a lua rapid decizii în favoarea optimizării costurilor, va face diferența în termeni de succes în mediul concurențial.”
Pe scurt, optimizarea costurilor va deveni obiectivul principal al eficienței operaționale a companiilor. Dar ce înseamnă mai exact această optimizare?
„Optimizarea de costuri, atunci când este realizată de specialiști, aduce valoare măsurabilă unui business. Practic, vorbim despre parcurgerea unor etape al căror scop final este minimizarea costurilor și maximizarea profitului”, mai spune Remus Hîrceagă.
„Pe parcursul fiecărei etape se identifică și se elimină toate sursele de rentabilitate scăzută. Se reduc, de asemenea, costuri de infrastructură și întreținere, astfel încât compania economisește resurse multiple pe mai multe segmente (energie, logistică, ambalaje, managementul deșeurilor,  asigurări, capital de lucru etc.), efectul fiind creșterea.”
Departamentele cheie
Un prim pas este o discuție cu acea persoană dintr-o companie, antreprenor sau cu o funcție de nivel C (CEO, CFO, COO), și care înțelege și susține necesitatea și beneficiile implementării unei optimizări de costuri pe bază de succes.
„Un aspect important al acestui proces, și care trebuie stabilit încă de la început, este încrederea din partea managerilor companiei și dorința de a lucra pe un model de business unic în România, care aduce beneficii din punct de vedere al productivității și profitabilității. Astfel, departamentele de la care începe optimizarea sunt, în această ordine: management executiv, operațiuni și achiziții”, precizează Remus Hîrceagă.
 Înțelegerea instrumentelor de optimizare a costurilor
Instrumentele de optimizare, care sunt foarte variate, reprezintă opțiunile pe care o echipă de specialiști în managementul costurilor le oferă clienților spre implementare.  Pe un model de tip ERA, acestea performează cel mai bine pe companii cu cifră de afaceri de peste 5 milioane de euro.
În acest fel se acoperă peste 40 de categorii de costuri, ceea ce înseamnă o paletă vastă. Dintre acestea se pot aminti: utilități (energie electrică, gaz), asigurări, logistică, management flote sau cheltuieli financiar-bancare, pentru a evidenția doar câteva.
Dintre instrumentele generale de optimizare, putem de asemeni enumera: reducerea costului/unit, reducerea costului total (consumului), transformarea centrelor de costuri în centre de profit sau reducerea costului prin schimbarea de procese.
Raportarea inteligentă la mediul de afaceri
Un asemenea proces complex depinde de diverși factori –  de la dimensiunea și complexitatea companiei sau a business-ului, la nivelul de colaborare la care ajung specialiștii în managementul costurilor și liderii unei companii și până la deschiderea pe care o au aceștia din urmă la propunerile și eforturile de optimizare.
„În general, optimizarea costurilor este un proces care trebuie derulat permanent, pentru că trebuie să existe actualizări și îmbunătățiri constante ale acestuia, mai ales că resursele se pot înmulți odată cu dezvoltarea companiei, apărând astfel o nevoie continuă de corecții și actualizări pe segmentele costuri, investiții și reinvestiții”, adaugă Country Manager-ul ERA.
Odată cu identificarea și eliminarea surselor de risipă apar diverse schimbări la nivel de procese de afaceri aflate deja în derulare, care cer timp. Astfel, un proces de optimizare a costurilor într-o companie poate dura de la câteva săptămâni la câteva luni sau chiar ani, în funcție de contextele economice, circumstanțele în care se desfășoară business-ul respectiv și de obiectivele specifice ale organizației.
Importanța resurselor umane înalt specializate
Multe dintre companiile din România nu au echipe cu expertiza necesară în a ține costurile sub control. Drept urmare, majoritatea business-urilor mari ale căror cifre de afaceri depășesc 5 milioane de euro apelează la o echipă de experți care știu să identifice și să valorifice anumite oportunități de economisire durabilă, prin derularea unor procese de optimizare a costurilor.
O echipa de specialiști în cost-management, care au o pregătire și o experiență extinsă în tehnici de negociere, evaluare de performanță, domeniile financiar-contabil și legislație, poate face schimbări oportune în lanțuri de aprovizionare și în diverse alte procese al unei companii.  Astfel, poate aduce unui business creșteri de economii și de două cifre.
Printre companiile din România ce au externalizat deja cost managementul, în prezent derulat pe un model ERA, se află Austrotherm, Opal Tehnologies, Sidma Romania, Romcarbon sau SOCAR România. Optimizări relevante, de două cifre (11%), s-au obținut pe acest model pentru compania SOCAR, exprimate în economii la energia electrică. La economii de energie, în procent de 9%, s-a ajuns și în cazul companiei ICME-ECAB S.A.
Chiar dacă externalizează serviciile de management al costurilor, compania rămâne cea care deține controlul permanent asupra procesului de gestionare a acestora, întrucât externalizarea înseamnă de fapt transparență totală în comunicarea dintre ERA și beneficiar.
Despre ERA România
Expense Reduction Analysts (ERA) este una dintre cele mai cunoscute companii pe plan mondial în domeniul consultanței și managementului, specializată în gestionarea și optimizarea de costuri. Compania a dezvoltat un model de afaceri de succes care a fost implementat în peste 60 de țări și, din 1992, își oferă expertiza companiilor, acoperind o gamă largă din sectoarele industriale de la producția de alimente, restaurante, hoteluri, spitale, organizații non-guvernamentale, fabrici de producție și alte afaceri care acoperă mai mult de 40 de industrii. Din 2011 este prezentă și în România.

Articolul Optimizarea costurilor: Patru aspecte importante de care companiile trebuie să țină cont în 2024 a apărut prima dată pe Business Time.